Gennem de seneste årti har de fleste virksomheder gjort sig mange erfaringer med web projekter. Den store benovelse og magi der var forbundet med internettet for bare 15 år siden er efterhånden blevet reduceret til noget jordnært. Nu kan og vil virksomhederne selv.

Denne udvikling har skabt krise blandt de mange webbureauer, som virksomhederne lænede sig op ad i starten. De er imidlertid ikke længere uundværlige og en væsentlig årsag hertil er udbredelsen af Content Management Systemer (CMS) til inhouse styring af indholdet på webløsningerne.

Disse systemer er der mange, især store organisationer, som for længst har anskaffet sig. Rent faktisk har de typisk benyttet sig af deres første CMS så længe, at de i dag er ved at se sig om efter et nyt og mere avanceret andengenerations CMS.

Valget af CMS er blevet betydningsfuldt. For i takt med webkommunikationens stadigt stigende betydning får systemvalget konsekvenser for hele organisationen. Og valget er ikke trivielt.

I kraft af de mange udbydere af CMS står beslutningstageren overfor en vanskelig beslutning. Hvilket system er det bedste til min virksomheds behov? Både nu og om 3 år? Hvordan finder jeg ud af det? Og hvad koster det?

På grund af det store udbud af systemer, der til forveksling ligner hinanden er der opstået en del eksempler på at tilfældigheder har gjort sig gældende, når et bestemt system er blevet valgt. Det kan være alt fra lav pris, en god sælgers retorik, over til at systemet indeholdt en bestemt funktionalitet, der vægtes højt i den enkelte organisation her og nu. Dette ender ofte galt og resulterer i skuffelser over at forventningerne ikke kunne indfries.

Heldigvis er der også de virksomheder, der først tager sig tid til at analysere sine behov og derefter udarbejder en kravspecifikation, som systemet udvælges nøgternt efter. Denne fremgangsmåde kan ikke anbefales nok, hvis skuffede forventninger skal undgås.

Hvad skal der så fokuseres på i kravspecifikationen? Det afhænger fuldstændig af de specifikke behov, som organisationen har. Dog er der en række konkrete forhold som man altid skal have for øje, hvis der ønskes en langtidsholdbar CMS løsning.

Eksempler herpå er:

  • Skalerbarhed. En velfungerende webløsning viser sig altid at vokse hurtigt, både med hensyn til trafik og indhold. Derfor skal systemet kunne skaleres med hensyn til hastighed og størrelse
  • Workflow. Fleksible Workflow faciliteter, så virksomheder og organisationer kan tilpasse sine forretningsgange efter ændrede behov
  • Udviklingsplatform. Systemet skal være en fleksibel udviklingsplatform fremfor blot et standardiseret publiceringssystem
  • Søgemaskiner. Mulighed for indeksering af alle informationer i søgemaskiner
  • Dokumentation. Der bør være adgang til standarddokumentation af systemet