Ved implementering af CMS, ERP, ESDH og Portal baserede systemer bliver der i stigende grad fokuseret på hvordan integrationen mellem disse systemer skal foregå. Det er både for it-afdelingen og kommunikationsafdelingen blevet essentielt:

  • at kunne levere og integrere information på tværs af virksomhedens forskellige systemer
  • at web-enable informationer i systemer, der ikke er web-baserede
  • at gøre alle informationer søgbare for medarbejderne
  • at publicere informationer på flere medier
  • at implementere ændringer hurtigt og effektivt

Det er derfor blevet særdeles vigtigt at definere en strategi for hvorledes integrationen skal implementeres, hvilken arkitektur der skal bygges på og hvilke kompetencer dette kræver af både organisationen og de eksterne leverandører som benyttes.

Oftest konkretiseres strategien i en række spilleregler for den fremtidige integration. Det kan eksempelvis være i form af:

  • Procedurer for implementering og vedligeholdelse af integrationen
  • Retningslinjer for implementeringen, der sikrer at integrationen er stabil i forhold til ændringer
  • Standarder for brugergrænsefladen, der sikrer at integrationen i brugergrænsefladerne er transparente. Det vil sige at der sørges for, at brugerne kan se, fra hvilket system informationerne stammer og hvor informationerne eventuelt bliver opdateret

Derudover skal der i mellemstore og større virksomheder samt organisationer afklares en række af nedenstående spørgsmål, således at der over tid er sikret et optimalt afkast af investeringen i en ny integrationsarkitektur:

  • Hvordan opbygger vi en integrationsarkitektur, der kan levere den dynamik og fleksibilitet, som resten af organisationen efterspørger?
  • Hvordan genbruger vi den kode, som indgår i de konkrete udviklingsprojekter?
  • Hvordan opsamler vi ”lessons learned”, således at de samme fejl ikke opstår igen og igen?
  • Hvordan indsamles og verificeres kravene fra brugerne således at der ikke kun planlægges på kort sigt, men også med hensyn til de fremtidige krav?
  • Hvordan systematiseres det ovenstående således, at der etableres en Best Practice for integrationsprocesserne i virksomheden/organisationen?
  • Hvordan sikres oppetid, skalerbarhed, mv.?

Der kan sagtens integreres uden at tage hensyn til alle disse forhold, men integration er omkostningstungt med hensyn til både planlægning, implementering og vedligeholdelse, og derfor er det ikke økonomisk rentabelt at springe den helt indledende planlægning over. Det er som regel denne planlægning der bevirker det langsigtede afkast.

Alt for ofte planlægges den kommende integration af eksterne it-konsulenter, der af naturlige grunde kun har fokus på et enkelt aspekt af integrationen og oftest er underlagt økonomiske rammer, som kun vedrører det pågældende delprojekt. Dette er direkte uhensigtsmæssigt.

Det er op til it-afdelingerne at definere og specificere hvorledes integration skal foregå i den pågældende virksomhed, i samarbejde med virksomhedernes øvrige medarbejdere og ledelse. For kun derved  understøttes forretningsstrategien og kravene fra slutbrugerne om fleksibilitet, dynamik og skalerbarhed.

Den interne dialog vil skabe et godt grundlag for at optimere og forbedre arbejdsprocesserne. I mange tilfælde vil dialogen endvidere skabe rammerne for at brugerne på systematisk vis kan formulere nye og forbedrede måder at arbejde på med de nuværende systemer. Oftest finder innovationen først sted, når der er indarbejdet faste rammer for, hvordan medarbejderne konkret skal formulere og præsentere optimering af processer i virksomheden/organisationen.