Webprojekter via EU-udbud eller på SKI-aftale

EUVed opstarten af et webprojekt, hvor en ekstern løsningsleverandør skal udvikle løsningen, er det vigtigt at gøre sig projektets størrelse klart. Det vil blandt andet sige, hvor mange ressourcer der eksternt skal bruges til at gennemføre projektet. Hvis I er en statslig eller offentlig virksomhed, vil størrelsen af det forventede indkøb af eksterne ressourcer nemlig til en vis grad definere rammerne for projektets gennemførsel.

Økonomiske nøgletal for et mindre/mellemstort webprojekt

Det kan indledningsvist være svært at få et overblik over, hvor mange ressourcer, der eksternt skal allokeres til et webprojekt, men det er så vigtigt at kunne trække på en række nøgletal.

Udfra BNP’s erfaringer med gennemførsler af webprojekter med mindre/mellemstore webløsninger, bør der kalkuleres med følgende ressourcer (taget som middelværdien af en række mindre/mellemstore webprojekter):

Etaberingsomkostninger (ekskl. moms)

  • Design: DKK 200.000
  • Informationsarkitektur: DKK 100.000
  • Brugertest: DKK 50.000
  • Udvikling: DKK 700.000
  • Test: DKK 100.000
  • Undervisning: DKK 60.000
  • Dokumentation: DKK 50.000
  • Produktlicenser (CMS + søgemaskine + 3. part): DKK 300.000

I alt ca. DKK 1.560.000.

Der er en række aktiviteter, som kan insources (og derved nedbringe investeringen), hvis I som virksomhed har ressourcerne og kompetencerne inhouse.

Driftsomkostninger (ekskl. moms)

Løbende omkostninger (over 4 år) uden videreudvikling (ekskl. moms):

  • Licenser (over 4 år): 300.000
  • Vedligeholdelse (over 4 år) – uden problemaiske opgraderinger: 200.000
  • Support (over 4 år): DKK 200.000

I alt ca. DKK 700.000.

Her kan en del også insources hvis ressourcerne er tilstede.

EU-reglerne for udbud

Hvorfor de indviklede EU-regler?

EU’s udbudsregler er primært udarbejdet for at sikre, at der er lige konkurrence mellem virksomhederne i EU. Derudover skal det sikre at produkter og tjenesteydelser gnidningsløst kan afsættes over grænserne. Det indbyder til et godt klima for opbygningen af multinationale virksomheder, hvor EU gerne vil stå stærkere overfor andre handelssammenslutninger.

Det betyder så desværre, at det nogen gange er lidt mere besværligt at gennemføre mellemstore webprojekter.

Hvornår skal et webprojekt i EU-udbud?

Der er fra EU’ side fastsat en række tærskelværdier for hvornår forskellige typer af ydelser og opgaver skal i udbud.

Tærkselværdierne for 2010 og 2011 er for webprojekter (Bilag II A tjenesteydelser under Direktiv nr. 2004/18/EF):

Tjenesteydelser
Direktiv nr. 2004/18/EF
Statslige kontrakter: Regionale og kommunale kontrakter:

1. Bilag II A tjenesteydelser
(undtaget de under pkt. 2 nævnte tjenesteydelser):

931.638 kr. 1.438.448 kr.

(fra  http://www.konkurrencestyrelsen.dk/udbudsomraadet/regler/taerskelvaerdier-2010-og-2011 )

Læs brouchuren om EU udbud fra SKI (fra 2008) (i PDF) – den er ganske udmærket!

EU-udbud

Der er to typer af EU-udbud som forklares herunder:

Offentligt udbud

Offentligt udbud, også kaldet EU-udbud, er karakteriseret ved, at alle interesserede virksomheder kan give tilbud.

Ordregiver offentliggør en udbudsbekendtgørelse i EU-Tidende, der definerer udbudsbetingelserne. Offentligt udbud er velegnet, når ordregiver kan acceptere et meget stort antal tilbud. Der kan fx være tale om udbud af en ukompliceret anskaffelse af standardvarer, hvor der alene konkurreres på prisen. Her er det ikke vanskeligt at sammenligne tilbuddene.

Hvis beskrivelsen af opgaven ikke kan indeholdes i annoncen, angiver annoncen, hvor man kan få det supplerende materiale. Fx om der skal rekvireres en papirversion, eller om materialet er gjort tilgængeligt online.

Da webprojekter ikke er standardløsninger og der ikke ønskes brugt ressourcer på gennemlæsning af mange uegnede tilbud i forhold til udbudsbetingelserne er begrænset udbud at foretrække.

Begrænset udbud

Et begrænset udbud gennemføres i to trin – prækvalifikation og det egentlige tilbud.

I  første fase annonceres efter virksomheder, der gerne vil prækvalificeres. I annoncen angives nogle objektive og ikke-diskriminerende kriterier, som vil blive brugt ved prækvalifikationen af de interesserede virksomheder. Ordregiveren udvælger derefter et antal virksomheder.

I anden fase får disse prækvalificerede virksomheder tilsendt det egentlige udbudsmateriale, hvis det ikke kan findes online.

På grund af de to faser tager udbudsforretningen normalt længere tid end ved et offentligt udbud. Denne udbudsform er velegnet, når ordregiveren ønsker at begrænse antallet af tilbud, fx fordi der er tale om en kompliceret opgave, eller fordi der konkurreres på andet end bare prisen, og det derfor er en større opgave at sammenligne tilbuddene.

Ved offentligt og begrænset udbud kan der ikke forhandles med tilbudsgiverne. Der er ganske vist en udbudsform, der hedder ”udbud efter forhandling”, men efter Udbudsdirektivet kan den udbudsform kun bruges i undtagelsestilfælde. Ifølge Forsyningsvirksomhedsdirektivet kan ordregiveren frit vælge udbud efter forhandling.

Fordele og ulemper ved begrænset udbud (fra kundesiden)

Der er fra kundesiden både fordele og ulemper ved begrænset udbud.

De væsentligste fordele ved begrænset udbud:

  • Du vil som kunde få et godt indblik i dine egne krav og ønsker samt få en god forståelse af kompleksiteten og sammenhængen mellem elementerne i din specifikation. Dette vil sikre at leverandøren også kan forstå jeres ideer
  • Du vil have et værdifuldt styringsredskab i den kontrakt du selv sammensætter for projektsamarbejdet med leverandøren
  • Du vil kunne udvælge leverandører som du ønsker uanset om de er på SKI aftaler eller ej
  • Du vil få en fastprisaftale som leverandøren forpligter sig til at opfylde
  • Du får et godt indblik i løsningsforslagene og underliggende (CMS) produkt
  • Du vil ikke skulle bruge så mange ressourcer på projektledelse i implementeringsfasen.

Ulemper ved begrænset udbud:

  • Der skal indledningsvist bruges ressourcer på en detaljeret kravspecifikation (modsat at specificere i udviklingsprocessen)
  • Der skal bruges tid og ressourcer på udbudsproceduren (men dog ikke meget mere end under miniudbud under SKI, hvor du står med en mindre brugbar kontrakt efterfølgende).

Indkøb på SKI (Statens og Kommunernes Indkøbs Service)

SKI er en indkøbsforening, der er ejet af Kommunernes Landsforening (det vil sige kommunerne) og Finansministreriet (det vil sige staten). Læs mere om Statens og Kommunernes indkøbscentral og deres virksomhed.

SKI har etableret en række rammekontrakter hvorpå en række leverandører er kvalificeret. På sin vis udvælger SKI leverandørene for dig i stedet for at du som virksomhed selv skal gennem en prækvalifikation. SKI har så blot en række standardkrav som leverandørerne skal opfylde, hvor du i begrænset udbud selv har mulighed for at sammensætte udbudsbekendtgørelsen. Reelt set set kigger SKI kun på kvantitative faktorer, som eksempelvis økonomisk/finansiel likviditet.

To typer af indkøb under SKI

Der er principielt to måder at købe ind under SKI: ved direkte (forbrugsafregnet) køb eller ved miniudbud.

SKI direkte

 

Direkte køb (forbrugsafregning)

Her udvælges en række leverandører (på den pågældende aftale) efter eget valg  til at levere et løsningsforslag på en proces og en løsning. Herefter udvælges den mest fordelagtige leverandør (saglige og objektive kriterier) og samarbejdet udføres efter den aftale, som du som kunde og leverandøren bliver enige om (under SKI’s paradigme).

VIGTIGT: Du har ved direkte køb mulighed for at påvirke rammerne for projektet – herunder bail-out muligheder (opsigelse/udtrædelse af aftalen), hvis kunden ikke opfylder forpligtelserne i projektet.

Mini udbud

Ved et miniudbud skal der udarbejdes en specifikation, der sikrer at der kan etableres en fastpris- eller maksimalprisaftale. På den led adskiller miniudbud sig ikke fra EU-udbud. Ved miniudbudet skal udbudsmaterialet tilsendes alle leverandører på den pågældende aftale, som så har mulighed for at besvare udbudsmaterialet. Det har førhen betydet at kunden har løbet risikoen med at stå med et uoverskueligt antal besvarelser, som der skulle bruges ikke ubetydelige ressoucer på at gennemlæse.

SKI har ændret denne proces en smule, således at det nu er muligt at gennemføre et miniudbud i trin, hvorved der reelt set opnås en prækvalifikation (som ved ordinære begrænsede EU-udbud). Det kaldes “trinvis tildeling”. Det betyder at du som kunde kun skal bruge resourcer på at gennemlæse endelige tilbud fra en håndfuld leverandører (ideelt).

SKI miniudbud

Fordele og ulemper ved indkøb via SKI

Der er en række fordele og ulemper ved de to aftaler:

Fordele:

  • Du kan ved direkte køb være i tættere dialog med leverandøren
  • Du kan undgå EU-udbud ved indkøb gennem SKI.

Ulemper:

  • Du får en ringere kontrakt ved SKI standardkontrakt, end hvis du selv sætter den sammen
  • Det er ikke alle leverandører, der er på SKI. Det kan betyde at der er leverandører med en fantastisk løsning, som du ikke får mulighed for at benytte i jeres projekt. Spørg dem alternativt udenom SKI-aftalen. Her skal du selvfølgelig være opmærksomt på at tærskelværdierne ikke overskrides
  • Vores erfaring er at SKI ikke altid har tid og ressourcer til indenfor kort tid at besvare spørgsmål vedrørende deres proces, og det kan i sidste ende betyde at projektet kan tage længere tid end beregnet
  • Ved direkte køb får du IKKE en fastprisaftale.

BNP anbefaler:

Du skal som kunde:

  1. estimere projektets økonomiske rammer
  2. vurdere mulighederne
  3. vægte fordele og ulemper
  4. vurdere risici
  5. lægge en plan
  6. følge planen

Du kan få et godt projekt, uanset hvilken proces du skal igennem og hvilke aftaler du skal benytte.