Elektronisk Dokumenthåndtering

EDH er den oprindelige betegnelse for systemer til arkivering og genfinding af dokumenter og tilhørende korrespondance. Mange, særligt private, organisationer har ikke sammenhængende arkiver over al deres korrespondance, og medarbejdere bruger derfor uforholdsmæssig lang tid på at fremfinde dokumentation. Ved at systematisere processen og give elektronisk adgang til al relevant dokumentation bliver den enkelte videnmedarbejder mere effektiv, får en mindre frustrerende arbejdsdag og organisationen får mulighed for på enkel vis, senere at dokumentere et sagsforløb. Samtidigt vil det ofte være muligt at spare på udgifterne til fysisk arkivering af dokumenter. Så fordelene er åbenlyse.

Systemerne kan typisk håndtere både elektroniske dokumenter, såsom e-mails, men også fysiske dokumenter og papirpost, der indskannes og tekstgenkendes. Nyere systemer kan desuden automatisk kontrollere og gemme digitale signaturer anvendt på elektroniske dokumenter. Systemer designet til brug i offentlige organisationer har typisk funktioner til automatisk aflevering til Statens Arkiver.

Hvis man har mange former for dokumenter kan systemerne desuden hjælpe brugeren ved automatisk at udfylde indhold, såsom adresser, kontaktinformation til sælger eller sagsbehandler og anden databaseinformation, hvorved dokumentproduktionen går hurtigere, bliver mere præcis og opvejer den tid brugeren skal bruge på at registrere dokumentet i systemet.

Implementeringen af systemerne er ofte en krævende opgave rent organisatorisk, snarere end teknisk, hvis organisationen ikke i forvejen har en indarbejdet en arkiverings- og journaliseringsmetodik. I denne situation bør der foretages en foranalyse og et stykke dokumentationsarbejde for at sikre, at dokumenterne bliver journaliseret på en måde, så de let kan genfindes og systemet understøtter brugernes arbejdsopgaver. Brugerne af systemet skal desuden uddannes og motiveres til at tage systemet i anvendelse, hvilket kræver at ledelsen deltager aktivt og fremlægger en forståelig vision for systemet. Indførelse af EDH er i høj grad et spørgsmål om forandringsledelse.

Den værdi som et EDH system skaber, er desuden tæt knyttet til hvor effektivt det integreres med organisationens øvrige systemer. En tæt integration øger typisk medarbejdernes motivation for at anvende systemet og disse dokumenterer derved i stigende grad deres arbejde, hvilket igen øger mængden af information i systemet og dermed værdien af arkivet.

EDH kaldes i øvrigt også for DMS – Document Management Systems.