Udvalgte konklusioner fra CMS Benchmark 2004

Download analysen i PDF format her

Fakta om analysen

Konsulentvirksomheden BNP har i 2001, 2002 og i november/december 2003 foretaget en systematisk og uvildig gennemgang af markedets førende nationale samt internationale Portal- og Content Management Systemer (CMS).

I 2004 analysen blev data om de enkelte systemer således indsamlet ultimo 2003 og inkluderede denne gang 42 systemer.

De undersøgte CMS fordeler sig således:

• Internationale kommercielle CMS (ca. 40%)
• Danske kommercielle CMS (ca. 30%)
• Open Source CMS (ca. 30%)

Det forhold, at antallet af CMS, som BNP betragter som værende førende, er faldet fra 87 til 42 siden forrige analyse viser tydeligt, at ”fårene bliver skilt fra bukkene” på CMS markedet. Et marked som således stadigvæk præges af konsolidering og hård konkurrence. Dette tydeliggøres endvidere af at indtil flere CMS udbydere fra BNP's forrige analyse er fusioneret eller gået konkurs. 

Generelle udviklingstendenser

Der er især følgende tre tendenser, som har præget CMS markedet i det forgangne år og som BNP betragter som væsentlige for den videre udvikling indenfor CMS området:

1. CMS er blevet en udviklings- og integrationsplatform frem for et simpelt publiceringsværktøj
2. CMS bruges i stigende grad til at realisere Knowledge Management projekter
3. CMS købernes stadigt større prioritering af brugervenlighed tvinger  produktleverandørerne til at blive kundeorienterede

CMS som udviklings- og integrationsplatform

I forhold til tendensen i BNPs Benchmark analyse fra 2002/2003 er der i dag, blandt de førende systemleverandører, kommet et endnu større fokus på CMS, som udviklingsplatform. Også kaldet Content Management Framework. Det er tydeligt at produktleverandørerne er opmærksomme på vigtigheden dette, da de i højere grad end før gør det muligt for kunderne at arbejde med kernefunktionaliteterne i produkterne. Tiden, hvor CMS blot var et simpelt publiceringsværktøj, er ovre.

CMS leverandørerne benytter flere strategier for at for at tilpasse deres produkter på en sådan vis, at de kan blive deciderede udviklings- og integrationsplatforme:

• Der åbnes op for at importere, eksportere og synkronisere informationer og data til andre systemer
• Der gives tilladelse til at ændre på kernefunktionaliteter i systemet således at produkterne kan tilpasses netop de unikke arbejdsprocesser, der eksisterer i den enkelte organisation
• Produkterne lægger sig op af en kendt udviklingsplatform, som eksempelvis Microsoft .Net, således at der kan benyttes de standardkomponenter og udviklingsværktøjer, der er til rådighed for denne platform
• Der udvikles i stigende omfang omfattende dokumentation til de forskellige produkter, så kunderne kan benytte både interne og eksterne udviklerressourcer til at videreudvikle deres løsning
• Der oprettes udviklerfora af produktleverandøren, hvor igennem at udviklerne kan dele viden og erfaringer. Det har før været et problem at feedback ikke altid nåede tilbage til produktleverandøren, men strandede hos serviceleverandøren

BNP forudser, at muligheden for at bruge CMS som udviklingsplatform også i det kommende års tid vil være et betydende konkurrenceparameter. Således vil kunden ikke stille sig tilfreds med blot at købe et produkt med tilhørende moduler. Kunderne vil i stigende grad kræve adgang til akkumulerede erfaringer og viden om produktet samt de tilhørende moduler.

Der har indenfor Open Source miljøet længe været en tradition for at dele viden og erfaringer. BNP vurderer, at noget tilsvarende fremover vil blive et kundekrav til de traditionelle/kommercielle serviceleverandører på CMS markedet.

Dette krav til åbenhed vil formodentlig blive tacklet forskelligt af de enkelte produkt- og serviceleverandører. Disses overlevelse i et hårdt marked kan derfor komme til at blive et spørgsmål om hvorvidt produkt-/serviceleverandørens forretningsmodel kan holde til denne tendens i CMS markedet. For visse leverandører holder kortene meget tæt til kroppen og det kan snart vise sig problematisk for deres forretning.

Der opstår imidlertid også nye problemstillinger i takt med at systemerne konvergerer fra simple værktøjer til egentlige udviklingsplatforme. Opgraderinger af produktet er ofte ressourcekrævende for de systemer, der grundlæggende ikke er opbygget som udviklingsplatforme. Det medfører at køberne af denne type af CMS skal kalkulere med ekstraomkostninger og at de ikke kan opgradere systemet lige så gnidningsløst som ønsket.

BNP har konstateret et fornyet fokus på samspillet mellem klientværktøjer og CMS systemer. Der er specielt fokus på to områder:

• Indeksering af e-mails
• Publicering og notificering via dagligt benyttede klientværktøjer

Det skal bemærkes, at integrationen til klientværktøjer ikke var et fokusområde i den forrige BNP CMS Benchmark analyse, men for alvor er blevet et fokusområde igen. Det skyldes blandt andet at virksomhederne har fået et større fokus på intranettet som en værdiskabende platform for videndeling i virksomheden.

CMS og Knowledge Management

BNP oplever, at stadigt flere købere af CMS efterhånden betragter implementeringen af systemerne, som en god mulighed for at tilpasse kritiske processer i virksomhederne på mere innovativ og dynamisk vis end det tidligere har været tilfældet. Det gælder i høj grad for kommunikationsprocesser og arbejdsgange til deling af intern viden. Der er i denne sammenhæng et konkret behov for at systemerne og deres brugergrænseflader relativt hurtigt kan udvikles, efterhånden som viden- og kommunikationsbehovene for den enkelte virksomheds medarbejdere udvides eller skifter.

Knowledge Management er dog ikke en disciplin, som blot kan reduceres til implementering af et IT-system. Implementeringserfaringerne viser imidlertid at dynamiske systemer med den rette serviceleverandør kan danne grundlag for, at viden systematisk dokumenteres og udveksles mellem medarbejderne i både store og små organisationer.

BNP har erfaret, at CMS købernes organisationer efterhånden formår at konkretisere løsninger, som skaber grobund for strukturerede forandringer i virksomhederne. Dette er blevet muligt dels i kraft af en professionalisering af kundesiden med hensyn til brugen af webmedier og dels på grund af de bedste systemers tekniske udvikling samt kundefokus.

BNP betragter alt i alt CMS systemerne som dynamiske platforme, der skaber forbedret adgang til filsystemer, ERP systemer og andre store informationstunge systemer. CMS er således gået fra at være systemer der indeholder information, til at være systemer, der skaber adgang til informationer, som er lagret i både CMS systemet og andre systemer.

Brugervenlighed

Som en tredje og sidste udviklingstendens fremgår det tydeligt af Benchmark analysen, at produktleverandørerne generelt er begyndt at fokusere endnu mere på brugervenlighed end de to forrige år. Pointene i analysens Scorecard under dette kriterium har været højere end hidtil.

For bare få år siden var der tendens til at de etablerede (primært internationale) CMS leverandører kunne stille et bedre og mere brugervenligt klientværktøj til rådighed for webredaktører og -administratorer i forhold til hvad den gængse browserbaserede brugerflade kunne tilbyde. I øvrigt måtte køberne af CMS blot tage til takke med hvad de kunne få. Udbyderne var produkt- og ikke kundeorienterede. Dette er ikke længere tilfældet i samme grad.

De forbedrede webbaserede brugergrænseflader, der er indeholdt i de fleste gode CMS i 2004, er ved at kunne opfylde de fleste behov, som før i tiden bedst blev opfyldt af klientbaserede systemer.

Brugervenligheden er i det sidste års tid blevet yderligere prioriteret af kunderne. Det er tydeligt at kunderne er bevidste om at en brugergrænseflade er en af de vigtigste faktorer, når redaktørarbejdet bliver decentraliseret og at det er mange forskellige brugere, der skal kunne benytte systemerne. Udviklingen af systemerne afspejler dette øgede fokus på brugervenligheden på kundesiden, i form af nye funktioner og optimeringer af de eksisterende brugergrænseflader.

BNPs evaluering af brugerfladerne tager udgangspunkt i to typer af brugere:

• Den uerfarne bruger, der hverken kender til det pågældende CMS eller den grundlæggende model hørende til systemet. Denne brugerkategori repræsenterer den nye bruger af systemet eller brugeren, der ikke benytter systemet med jævne mellemrum
• Den erfarne bruger, der kender systemet og ved hvordan forskellige opgaver skal løses med systemet. Til denne brugerkategori hører redaktøren der skal benytte systemet på daglig basis og benytter systemet intensivt

Brugerfladen skal helst være brugervenlig for begge brugerkategorier. Den skal med andre ord både være et intuitivt værktøj og et ekspert-værktøj, hvilket er en vanskelig balancegang.

Dette krav har stort set alle CMS svært ved at leve op til, men i det sidste års tid er der kommet mere fokus på det første delkrav, selvom kun få produktleverandører benytter deciderede brugervenlighedsstudier, såsom ”tænke højt” forsøg.

Flere CMS benytter en grafisk brugergrænseflade kendt fra Microsoft Windows styresystem og Microsoft Office pakken. Det er gennem studier påvist, at brugerne er mest trygge ved en brugergrænseflade, som de (gen)kender fra andre IT-værktøjer/systemer, som ofte er Microsoft baserede.

Det skal dog nævnes, at Web-brugergrænsefalden stadig er begrænset i funktionalitet, og at BNP i denne Benchmark analyse har konstateret, at der stadig er overraskende mange CMS løsninger, hvor brugervenligheden er uacceptabel ringe.