Tavs viden

Umiddelbart kan man med fordel lagre informationer, som er i stand til at fungere og give mening uafhængigt af den kontekst, som de er skabt i. Der er her tale om information, som man ikke behøver forudgående viden for at læse, forstå og anvende i sit daglige arbejde. Det kan f.eks. være digitale telefonbøger, dokumentskabeloner eller generelle anvisninger om udfyldelse af rejse bilag. Sådanne informationer er objektive og lette at forstå for de fleste.

Man bør dog, når disse generelle informationer eksempelvis er publiceret på et intranet, overveje om den viden, man forholdsvist uproblematisk kan lagre, også er den vigtigste for at organisationen kan nå sine mål?

For eksempel er medarbejdernes personlige erfaringer om hvordan de griber kontakten an til kunderne mere kompliceret bare at publicere på intranettet end telefonbogen er. For her er der tale om såkaldt ”tavs og ustruktureret viden”, som måske er akkumuleret over mange års arbejde, og som ikke kan beskrives kort og præcist til andre. På trods af at det kunne være essentiel, strategisk viden for virksomheden som helhed. Især hvis den kunne deles og anvendes af andre. Ikke mindst af nye medarbejdere.

Med andre ord kan IT værktøjer ikke sikre en forankring af denne type viden i en organisation. Dog er denne viden ofte forretningskritisk og central for virksomheden at bevare. Især ved medarbejderudskiftning. Derfor bør der i stedet tages alternative midler i brug at videreformidle den blandt medarbejderne.

I modsætning til generelle elektroniske videndeling sker det oftest bedst gennem interpersonel, mundtlig overlevering. Det kan for eksempel foregå ved at skabe formaliserede processer og rutiner, der så vidt muligt sikrer organisationen, at medarbejderne løbende både modtager og afgiver ny viden. Rammerne herfor skal i høj grad skabes af ledelsen ved at den etablerer sociale, fysiske og virtuelle rammer, der gør det muligt og attraktivt for medarbejderne at dele deres viden uformelt.