Et godt intranet består typisk af fire dimensioner:
- Det er en væsentlig kanal i virksomhedens interne kommunikation
- Det har en central placering i medarbejdernes videndeling
- Det indeholder en lang række anvendte services og funktioner
- Det fungerer i stadigt stigende omfang som den væsentligste grænseflade til organisationens programmer og data
En foranalyse skal afklare, hvordan fremtidens intranet skal skrues sammen, så det resulterer i en løsning, der møder organisationens målsætninger på ovenstående fire områder.
Det betyder, at foranalysen henholdsvist skal afdække hvordan intranettet kan forankre intern kommunikation bedst muligt, hvordan intranettet kan motivere medarbejderne til at deltage i videndeling, hvordan intranettet kan tilvejebringe de af medarbejderne efterspurgte services og funktioner, samt afdække hvor ambitiøs organisationen kan tillade sig at være med hensyn til det forhold, at intranettet skal udgøre medarbejderens individuelle portal til alle organisationens services.
Det helt grundlæggende udgangspunkt for at kunne skabe et velfungerende intranet er, som før nævnt, at man kender brugernes behov og ønsker. Med andre ord er det nødvendigt at involvere de mennesker, der fremover skal løse stadigt flere af deres arbejdsopgaver og dele viden med hinanden via intranettet. Når medarbejdernes behov først er blevet systematisk kortlagt kan intranettets form og indhold efterfølgende tilpasses disse.
Ikke mindst når en organisation er stor, geografisk spredt og kompleks kan afdækningen af behov, ønsker og arbejdsprocesser med fordel foregå via kvantitative metoder, såsom en spørgeskema undersøgelse (også kaldet enquete). Til at starte med vil interviews med udvalgte nøglepersoner dog ofte være oplagt.
Ved indledningsvist at foretage et begrænset antal personlige interviews - afdækkes en række centrale behov, udsagn, holdninger og forventninger til intranettet. Herefter kan udbredelsen af disse afprøves overfor alle medarbejdere i en kvantitativ analyse.
De få udvalgte medarbejdere der interviewes indledningsvist med henblik på spørgeskemaets indhold:
- Skal dels befinde sig i organisationens intranets primære målgruppe/superbrugere. Det vil formodentlig sige i gruppen af administrative medarbejdere, som er jævnlige Intranet brugere og som kan forventes at blive indholdsleverandører til det nye intranet
- Skal repræsentere ledelse og kommunikationsansvarlige
- Skal repræsentere de ansvarlige for udviklingen af services og arkitektur
Når disse indledende interviews er gennemført og bearbejdet har BNP god erfaring med elektronisk at gennemføre en kvantitativ spørgeskema undersøgelse (online enquete). Herved involveres samtlige de kommende brugere (inkl. eventuelle repræsentationer i udlandet) i projektet og alle får principielt mulighed for at sætte deres fingeraftryk på udformningen af intranettet. Desuden er det ikke en omkostningstung aktivitet, som giver stor indsigt i brugernes behov.
Det er BNPs erfaring at følgende forhold skal evalueres i en første indledende analyse:
- Hvor meget og hvordan bruges det nuværende intranet?
- Hvilke andre kommunikationskanaler benyttes i øjeblikket?
- Hvor meget tid bruges p.t. på at søge informationer/personer, som ofte er grundlaget for at kunne træffe beslutninger?
- Hvordan står det til med brugernes motivation? Dette er vigtigt i forhold til efterfølgende interne markedsføring og organisering
- Hvilke idéer har brugerne? Brugerne føler sig inddraget gennem undersøgelsen og vi kan få de mest oplagte idéer med i det endelige koncept
- Hvilke behov, ønsker samt forventninger har de forskellige brugere i forhold til et nyt intranet?
I princippet kan undersøgelsen nå ud til samtlige medarbejdere i organisationen, som har en e-mail adresse. Spørgeskemaet kan fremstilles i forskellige sprogversioner, hvis der er et større antal fremmedsprogede medarbejdere som skal involveres.
