Som et vigtigt led i LEAN Management projekter, løbende optimering af arbejdsprocesser og digital forvaltning har mange organisationer og virksomheder indenfor de seneste par år implementeret ESDH-systemer. Disse elektroniske sags- og dokumenthåndteringsløsninger har medført markante ændringer i arbejdsprocesser og måden hvorpå medarbejderne udfører deres arbejde.
Erfaringerne har været positive såvel som negative og derfor er der i mange organisationer i dag et behov for at få evalueret virkningerne af ESDH-løsningen. Det vil sige at få udarbejdet en opgørelse af hvad brugerne syntes gik godt, hvad de opfatter som problematisk og hvilke ønsker de har til fremtiden. Indblik i brugernes ønsker og behov er afgørende, når ESDH-løsningen skal videreudvikles. BNP har et gennemprøvet koncept herfor.
BNP gennemfører indledningsvist en overordnet problem- og behovsafdækning i form af interviews med udvalgte nøglepersoner fra forskellige, relevante organisatoriske enheder. Det gælder både repræsentanter for superbrugere, almindelige brugere, informatik og ledelsen. Dette udgør baggrunden for udformning af spørgsmål til den efterfølgende spørgeskemaundersøgelse.
Efter interviewene står BNP for forberedelse og gennemførsel af en elektronisk spørgeskemaundersøgelse blandt alle brugere af ESDH-løsningen. Spørgeskemaundersøgelsen er velegnet til en omfangsvurdering af tilfredshed, problemer og behov blandt brugerne og kan finde sted i umiddelbar forlængelse af resultaterne fra interviewene. Der er også mulighed for et åbent spørgsmål til eventuelle ønsker eller forbedringsforslag fra brugerne, hvorved alle brugere har fået mulighed for at give deres mening til kende, i forbindelse med evalueringen.
Efter at resultaterne fra både den kvalitative og den kvantitative analyse foreligger skriver BNP en uvildig rapport med konklusioner fra analyserne samt anbefalinger til det videre forløb.
Afrapporteringen fra de indledende interview består af referater samt et kortfattet, skriftligt notat, som BNP udarbejder med en overordnet beskrivelse og kommentering af mest centrale problemstillinger og brugerbehov.
Kunden modtager her udover af BNP en endelig rapport med alle faktuelle informationer om undersøgelsen, dens deltagere, empiri og resultaterne sat op i en overskuelig og formidlingsvenlig form. Det vil med andre ord sige en ukommenteret totalrapport med grafiske fremstillinger af resultaterne opgjort i hele tal og procentuelt. Disse kan ledsages af fremstillinger af udvalgte spørgsmål krydstabuleret med udvalgte baggrundsvariable.
Slutproduktet er en skriftlig rapport med opsummering af de væsentligste problemstillinger på baggrund af resultaterne fra de indledende interview og den efterfølgende spørgeskemaundersøgelse. Det vil sige at BNP på baggrund af analyserne udarbejder en skriftlig rapport med konklusioner, status på brugernes tilfredshed med ESDH-systemet samt anbefalinger til udbedring af især organisatoriske problemstillinger og arbejdsprocesser.
Fordele:
- Analyserne og den uvildige rapport med anbefalinger giver et konkret og handlingsrettet beslutningsgrundlag for den videre udvikling af ESDH-løsningen - set med friske øjne udefra
- Evalueringen kan desuden bruges til at synliggøre fremskridtene i processen med digital forvaltning overfor både ledelse og medarbejdere
- Evalueringen signalerer, at alle brugere bliver involveret i arbejdet med at udvikle et af de mest centrale systemer i deres arbejdsdag.
