Hvordan opleves behovet i praksis?

Erkendelsen af at virksomheden har behov for at påbegynde en forandringsproces, starter oftest med at medarbejderne ikke får alle relevante informationer til tiden. På samme måde vil det være kritisk, hvis de dagligt modtager en stor mængde irrelevante informationer.

Informationsdelingen fremstår derved som uhensigtsmæssig. I praksis er problemet, oftest papir- eller filbaseret informationsdeling, kaos i filhåndtering, mange versioner af samme dokument, vanskelig tilgængelighed etc.

Et intranet skal ikke udelukkende opfattes som et system til transport af information, men snarere som en metode til at styre de mange interne dokumenter på struktureret vis. Hvis medarbejderne skal kunne finde de relevante informationer på intranettet, skal det ikke kun være en informationsbærer, men også rumme metoder og teknologi til at kunne strukturere information. Altså en decideret informationsarkitektur.

Følgende formål kan være grunden til at virksomheden igangsætter implementeringen af et (nyt) intranet:

• For at effektivisere organisationens informationsstrømme, og sikre at den rette information er tilgængelig til rette tid. Dermed gøres informationerne mere brugbare for den enkelte bruger
• For at få aktiveret de interne ressourcer i organisationen
• For at kunne muliggøre fleksible arbejdspladser og hjemmearbejdspladser
• For at kunne arbejde mere projektorienteret og mindre hierarkisk
• For at uddelegere kompetence og ansvar i organisationen, hjulpet på vej af et bedre videns- og beslutningsgrundlag
• For at udbrede videreuddannelse og nedbringe ventetiden på denne. Eksempelvis gennem e-learning
• For at formalisere håndteringen af medarbejderstabens vidensressourcer
• For at effektivisere linjekommunikation (kommunikationen op og ned i organisationen) og skabe større samhørighed mellem medarbejdergrupperne