BNP's ESDH foranalyse proces

Mange organisationer står foran at skulle implementere et nyt ESDH-/journalsystem, som i stadigt stigende grad efterfølgende skal integreres i en decideret medarbejderportalløsning.

I denne sammenhæng kan BNP involveres indledningsvist i en række aktiviteter, som dels skal udgøre en foranalyse for valget af den endelige portal og ESDH-løsning og dels implementering og integration heraf. For det er essentielt at få belyst en række væsentlige forhold i forbindelse med interne arbejdsprocesser, kravspecificering, udbud, systemvalg og integration før implementering af ESDH-løsningen og portalen påbegyndes.

Den første foranalyseaktivitet er typisk afholdelse af en workshop med interne nøglepersoner, med henblik på afklaring og dokumentation for de behov, der skal arbejdes videre med efterfølgende.

Når organisationens særlige behov, problemstillinger og ønsker derved er blevet formuleret af disse nøglepersoner, kan BNP efterfølgende levere et koncept for beskrivelse af arbejdsgange. Herved kan kunden i samarbejde med BNP analysere og beskrive 3-4 udvalgte cases i detaljer, således at det konkret fremgår hvordan ESDH-løsningen vil kunne effektivisere de væsentligste sags-, journaliserings- og arkiveringsprocesser.

Efter arbejdsgangsanalyserne kan BNP udarbejde en kravspecifikation for den kommende løsning, som udgør hoveddokumentet i udbudsmaterialet, som BNP ligeledes kan rådgive om den mest hensigtsmæssige udformning af.

BNP kan desuden gennemgå de indkomne tilbud og rådgive om leverandørvalget samt kontraktindgåelsen med denne.

Det foregår sådan at BNP, efter at der opnået en afklaring af hvilken leverandør, som kunden skal arbejde videre med, kan deltage i kontraktforhandlingerne med denne. Dette sker typisk ved afholdelse af 2-3 møder mellem kunden og leverandøren, hvor igennem det endelige kontraktgrundlag fastlægges. BNP deltager sammen med kunden i disse møder for at sikre, at aftalen kan benyttes som et effektivt styringsværktøj under implementeringen af løsningen.

Udbudsmaterialet er et dokument, hvor igennem BNP sikrer, at alle informationer til leverandørerne når frem til disse, således at de kan udarbejde en præcis og udførlig besvarelse af krav og ønsker. 

BNP vil under kontraktforhandlingerne komme med skriftlig kommentering af leverandørens udspil. Dette vil blive suppleret med forslag til justeringer af krav og betingelser, således at kunden ender op med den mest hensigtsmæssige kontrakt.

BNP’s overordnede procesmodel, hørende til foranalyser i ESDH-projekter, består således af 5 trin: